Cómo financiar un ERP, un CRM o un agente de IA con fondos europeos

Un ERP que mantiene al día el stock y los pedidos, un CRM en el que no se pierde ni un cliente o un agente de IA que contesta el teléfono cuando el equipo está ocupado: todo ello puede entrar, bajo ciertas condiciones, en un proyecto de digitalización con fondos europeos. La pregunta no es solo “¿se puede?”, sino “¿cómo describo el proyecto para que sea subvencionable y, sobre todo, útil cuando se acabe la financiación?”.

En esta guía verás cómo encaja un ERP, un CRM o un agente de IA en una financiación con fondos europeos, qué costes puedes incluir, cuáles corren de tu cuenta y cómo construir el presupuesto. Los ejemplos de reglas proceden de las guías de digitalización para pymes publicadas en Rumanía en 2026, pero cada convocatoria tiene sus propias reglas, así que revisa la guía de la convocatoria vigente.

Qué dicen las guías de digitalización de 2026 sobre ERP, CRM e IA

El ejemplo reciente más claro es la convocatoria 2 “Întreprinderi digitale pentru o economie avansată” (empresas digitales para una economía avanzada) del Programa Regiunea Centru (región Centro de Rumanía). La ficha oficial de la convocatoria incluye entre las actividades subvencionables:

• la adopción de tecnologías digitales para mejorar los procesos internos: gestión de la producción y de las materias primas, calidad de los servicios, interacción con los clientes, logística, sistemas de gestión y análisis de datos;
• el desarrollo de soluciones de IA sencillas, como chatbots o motores de recomendación, y de soluciones de IA complejas;
• la comunicación digital con proveedores y clientes;
• la auditoría de madurez digital y la formación de los empleados.

La versión de la guía sometida a consulta pública en abril de 2026 citaba expresamente los sistemas ERP, CRM, PLM y RPA y aceptaba licencias de software, incluidas licencias temporales por suscripción, durante un periodo determinado. La subvención anunciada va de 15.000 € a 200.000 € por proyecto, en forma de ayuda de minimis, y los activos intangibles son obligatorios en el proyecto.

Otros programas regionales tienen formulaciones parecidas, pero no idénticas. Por eso, el primer paso no es elegir proveedor, sino leer, junto con un consultor, la lista de gastos subvencionables de la guía de tu región.

Cómo encaja cada tipo de sistema

ERP: la gestión interna de la empresa

Un ERP conecta pedidos, stock, producción, facturación e informes. En el lenguaje de las guías suele entrar en “tecnologías digitales para mejorar los procesos internos”. Un ERP a medida puede encajarse como desarrollo de software o como licencia, según cómo lo ofrezca el proveedor y lo que acepte la guía. Lo importante es que quede claro qué recibe la empresa: módulos, usuarios, integraciones, documentación, formación.

CRM: la relación con los clientes

Un CRM registra clientes, ofertas y comunicaciones. Normalmente encaja en “interacción con los clientes” o “comunicación digital con proveedores y clientes”. Si el CRM recibe automáticamente las solicitudes de la web, de WhatsApp o del teléfono, conviene describir también esas integraciones, porque son las que muestran el cambio real de proceso.

Agente de IA: chatbot o agente de voz

Un chatbot o un agente de voz con IA que atiende a los clientes y registra solicitudes directamente en el sistema puede entrar en “soluciones de IA” allí donde la guía las prevé expresamente, como en la Regiunea Centru. En Neurotech, los agentes funcionan con Claude, el modelo desarrollado por Anthropic, y los datos se guardan en bases de datos Supabase en servidores de la UE. Este tipo de detalles técnicos ayudan al evaluador a entender qué compras y cómo se protegen los datos.

Ejemplo de presupuesto: qué entra y qué pagas tú

Pongamos una pastelería con varios locales que quiere dejar de perder pedidos por teléfono y tener el stock y los pedidos en un solo sitio. Un proyecto realista podría incluir:

El ejemplo no es casual: una cadena de pastelerías de Sibiu con la que trabajamos usa un agente de voz con IA y un ERP a medida y recupera unas 20 llamadas al día que antes eran pedidos perdidos. Ese proyecto no se financió con fondos europeos, pero muestra el tipo de resultado que merece la pena describir en una solicitud: un problema medible y un cambio concreto.

Lo que casi siempre corre de tu cuenta

• La cofinanciación, que fija cada guía.
• Los gastos no subvencionables y el IVA, según las reglas de la convocatoria.
• El dinero hasta el reembolso: muchas veces pagas primero y recuperas la subvención después.
• Los costes posteriores al proyecto: alojamiento, uso y mantenimiento. Dependen del volumen (cuántas llamadas, cuántos mensajes, cuántos usuarios) y tienen que caber en tu presupuesto mensual.

Cómo construir el proyecto, paso a paso

1. Parte de un problema medible. “Perdemos llamadas en las horas punta”, “hacemos el inventario a mano”, “las ofertas se pierden en el correo”. En general, las guías puntúan proyectos que cambian procesos, no simples compras.
2. Haz una auditoría de procesos. ¿Dónde se introducen los datos dos veces? ¿Dónde espera el cliente? Algunas convocatorias financian incluso la auditoría de madurez digital.
3. Pide una oferta técnica por módulos. Una buena oferta separa con claridad desarrollo, licencias, integraciones, formación y mantenimiento. Así el consultor puede asignar cada línea a la categoría correcta.
4. Revisa las reglas de contratación. La guía indica cómo eliges al proveedor y qué documentos necesitas. No lo des por supuesto: pregunta a tu consultor.
5. Planifica la implantación por fases. Cada fase debería tener un entregable verificable: módulo funcionando, integración probada, formación impartida. Tanto para informar al financiador como para ti.
6. Piensa en el día después. ¿Quién administra el sistema? ¿Cuánto cuesta al mes? ¿Qué pasa con los datos si cambias de proveedor?

Qué pedir al proveedor antes de presentar la solicitud

El consultor necesita información técnica clara para redactar una solicitud coherente. Antes de presentarla, pide a tu proveedor de tecnología:

• una oferta desglosada por módulos, con precios separados para desarrollo, licencias, integraciones, formación y mantenimiento;
• una descripción de la solución que entienda un evaluador: qué problema resuelve, quién la usa y qué datos trata;
• un calendario de implantación con entregables verificables en cada fase;
• información sobre dónde se guardan los datos y cómo se protegen, sobre todo si el sistema trata datos de clientes;
• una estimación de los costes mensuales tras el proyecto, según tu volumen real.

Tienes los detalles sobre cómo tratamos los datos en nuestra página de seguridad de los datos.

Errores frecuentes

• Una lista de la compra en lugar de un proyecto. Un ERP, un CRM y un chatbot que no se comunican entre sí no cambian nada en la empresa.
• Software elegido por la puntuación, no por el uso. Si los empleados no lo usan, te quedas con las obligaciones de justificación y sin los beneficios.
• Una oferta vaga. “Sistema de IA completo – 50.000 €” no lo puede evaluar ni el consultor ni la autoridad.
• Gastos hechos demasiado pronto. Comprueba en la guía desde qué fecha son subvencionables los gastos antes de firmar cualquier contrato con el proveedor.
• Olvidar el límite de minimis. La ayuda de minimis para una única empresa tiene un límite de 300.000 € en tres años, según el Reglamento (UE) 2023/2831. Las ayudas recibidas antes cuentan.

Cómo trabajamos nosotros en este tipo de proyectos

Neurotech AI es proveedor de tecnología. No redactamos solicitudes de financiación ni garantizamos la aprobación de un proyecto. Trabajamos junto a tu consultor de fondos europeos: preparamos la oferta técnica por módulos, la descripción de la solución y el plan de implantación, y después construimos y ponemos en marcha el sistema.

Nuestros precios públicos de implantación parten de 2.500 € para un ERP o CRM a medida, 1.500 € para un agente de voz con IA, 800 € para un chatbot de WhatsApp y 1.200 € para una automatización de procesos, IVA no incluido, pagados en tramos ligados a entregables. Los costes mensuales dependen del volumen y los vemos según tu caso.

Si quieres ver cómo sería un ERP, un CRM o un agente de IA para tu empresa antes de la convocatoria, reserva una llamada gratuita de 30 minutos. Saldrás con una idea clara de lo que necesitas y de lo que tienes que llevarle al consultor.