Cómo elegir una agencia de IA: 10 preguntas antes de firmar

Elegir una agencia de IA se parece un poco a elegir un constructor para tu casa. Todos te enseñan renders bonitos, todos prometen plazos cortos, y las diferencias reales solo aparecen después de firmar y pagar el anticipo. Solo que, en un sistema de IA, la «casa» habla con tus clientes en nombre de tu empresa.

A continuación tienes 10 preguntas que hacerle a cualquier agencia antes de firmar un contrato. Para cada una te decimos también cómo es una buena respuesta y qué debería hacerte dudar. Puedes usar la lista como guion para la primera reunión.

1. ¿Qué problema concreto resolvemos y cómo lo medimos?

Una buena agencia empieza por tu empresa, no por su tecnología. Debería preguntarte cuántas llamadas recibes, cuántos mensajes, cuánto dura un proceso y dónde pierdes clientes. Al final, deberíais poder formular juntos un objetivo medible: por ejemplo, «atendemos las llamadas perdidas en las horas punta» o «los pedidos llegan directamente al sistema, sin copiarlos a mano».

Señal de alarma: la agencia te vende un paquete estándar antes de entender a qué te dedicas. O solo habla de «transformación digital», sin una sola cifra.

2. ¿Qué habéis construido ya, para quién y con qué resultado?

Pide ejemplos reales de proyectos, aunque los nombres de los clientes estén anonimizados. Pregunta qué hacía el sistema, qué cambió en la empresa tras la implementación y si sigue funcionando. Un proyecto que lleva un año en marcha dice mucho más que una demo espectacular.

Como referencia, en Neurotech podemos hablarte, por ejemplo, de una cadena de pastelerías de Sibiu que recupera unas 20 llamadas al día con un agente de voz con IA y un ERP a medida, o de un salón de belleza que aumentó sus ingresos alrededor de un 40% gracias a la venta adicional, tras una aplicación a medida y una web nueva.

Señal de alarma: solo demos, ni un sistema que lleve meses funcionando en un cliente real.

3. ¿Sobre qué tecnología funciona el sistema y por qué?

No necesitas volverte experto, pero sí recibir una respuesta clara: qué modelo de IA usan, en qué plataformas se basan las automatizaciones, dónde se alojan los datos. Una buena respuesta nombra los componentes concretos y explica por qué se eligieron.

Por ejemplo, en nuestro caso la respuesta es sencilla: los agentes funcionan con Claude, el modelo desarrollado por Anthropic, a través de la API. Las automatizaciones se hacen en n8n, que conecta los agentes con la base de datos (Supabase, en servidores de la UE), con ElevenLabs para la voz y con Twilio para la telefonía. Los sistemas se construyen con Claude Code.

Señal de alarma: «tenemos nuestra propia tecnología propietaria», sin ninguna explicación de lo que hay debajo.

4. ¿Dónde se guardan los datos de mis clientes y quién tiene acceso?

Un agente de IA procesa nombres, teléfonos, pedidos y a veces datos más sensibles. Pregunta en qué país están los servidores, quién en la agencia tiene acceso, cuánto tiempo se guardan las conversaciones y cómo puedes borrarlas. Pide esta información por escrito, no solo de palabra.

Un proveedor serio tiene una página o un documento específico. El nuestro está en la página de seguridad de los datos.

5. ¿Qué pasa cuando la IA no sabe la respuesta?

Quizá sea la pregunta más importante. Ningún sistema responde perfectamente a todo. La diferencia está en lo que hace cuando no sabe: pasa la llamada a una persona, anota la petición y promete volver a contactar, o envía un mensaje al equipo. Pide ver en concreto cómo es ese «plan B».

Señal de alarma: «nuestra IA lo sabe todo». Eso no existe, y un sistema que se inventa respuestas puede costarte clientes.

6. ¿Cuánto cuesta exactamente la implementación y qué incluye?

Pide un presupuesto por escrito, desglosado por entregables: qué recibes, en qué orden y cuándo pagas. Un modelo sano es el pago en tramos ligados a entregables, no todo el anticipo al principio. Comprueba si están incluidos la formación del equipo, los ajustes durante el periodo piloto y la documentación.

Como orden de magnitud, nuestros precios públicos de partida, sin IVA, son: chatbot de WhatsApp desde 800 €, automatización de procesos desde 1.200 €, agente de voz con IA desde 1.500 €, web desde 1.500 €, ERP/CRM a medida desde 2.500 €. El precio final depende de la complejidad.

7. ¿Cuáles son los costes mensuales y de qué dependen?

Además de la implementación, todo sistema de IA tiene costes recurrentes: uso del modelo, telefonía, alojamiento, mantenimiento. Dependen del volumen, es decir, de cuántos minutos de conversación o cuántos mensajes procesa el sistema. Una agencia honesta te explica de qué se componen y te da una estimación basada en tu volumen real, no una cifra sacada de la manga.

Señal de alarma: una cuota fija alta, sin ninguna relación con cuánto usas realmente el sistema, o costes ocultos que descubres con la primera factura.

8. ¿De quién son el sistema, los datos y las cuentas?

Deja claro en el contrato quién es el propietario de los datos (debería ser tu empresa), a nombre de quién están las cuentas de telefonía e infraestructura y qué recibes si decides terminar la colaboración. Lo ideal es que puedas exportar en cualquier momento las conversaciones, los contactos y los pedidos.

Señal de alarma: la agencia se niega a decirte qué pasa con los datos al final del contrato o lo vincula todo a cuentas a las que tú no tienes ningún acceso.

9. ¿Cómo es el periodo piloto y quién se encarga de los ajustes?

Las primeras semanas tras el lanzamiento son decisivas. El sistema se encuentra con preguntas reales, formulaciones inesperadas y situaciones en las que nadie había pensado. Pregunta:

• Cuánto dura el piloto y qué se mide en él.
• Quién lee las conversaciones y con qué frecuencia.
• Con qué rapidez se hacen las correcciones.
• Qué informes recibes y en qué formato.

Una buena respuesta incluye un calendario concreto y una persona de contacto con nombre, no un «escribidnos si pasa algo».

10. ¿Qué soporte recibo después del lanzamiento?

Los precios cambian, aparecen productos nuevos, se modifica el horario. El sistema tiene que actualizarse. Pregunta cómo pides cambios, en cuánto tiempo se hacen, qué entra en el mantenimiento y qué se paga aparte. Pregunta también qué pasa si el sistema se cae un fin de semana: a quién se avisa y quién interviene.

Tabla rápida: buena respuesta vs. señal de alarma

Errores frecuentes al elegir una agencia de IA

• Elegir por el precio más bajo. Un sistema barato que se equivoca delante de tus clientes te cuesta más que la diferencia de precio.
• No implicar a la persona que trabajará con el sistema. Quien hoy contesta al teléfono es quien mejor sabe qué preguntas recibe la empresa.
• Firmar sin piloto. Un piloto acotado te muestra rápido si la agencia entrega lo que promete.
• No leer el apartado de datos del contrato. Es el que más importa a largo plazo.

Cómo usar la lista en la práctica

Envía las preguntas a la agencia antes de la primera reunión o tenlas delante durante la conversación. Apunta las respuestas y compara dos o tres agencias con los mismos criterios. Verás enseguida cuál entiende tu empresa y cuál solo vende un producto.

Si quieres hacernos a nosotros estas 10 preguntas, encantados. La conversación dura 30 minutos, es gratuita y respondemos a cada punto, también a los incómodos. Puedes reservar la llamada aquí o leer primero quiénes somos.