KI-Agentur auswählen: 10 Fragen, bevor Sie unterschreiben

Eine KI-Agentur auszuwählen ist ein bisschen wie die Wahl eines Bauunternehmers für ein Haus. Alle zeigen schöne Visualisierungen, alle versprechen kurze Fristen, und die echten Unterschiede zeigen sich erst, nachdem Sie unterschrieben und die Anzahlung geleistet haben. Nur dass bei einem KI-System das „Haus“ im Namen Ihres Unternehmens mit Ihren Kunden spricht.

Im Folgenden finden Sie 10 Fragen, die Sie jeder Agentur stellen sollten, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Zu jeder sagen wir Ihnen, wie eine gute Antwort aussieht und was Sie stutzig machen sollte. Sie können die Liste als Leitfaden für das erste Gespräch nutzen.

1. Welches konkrete Problem lösen wir und wie messen wir es?

Eine gute Agentur beginnt mit Ihrem Unternehmen, nicht mit ihrer Technologie. Sie sollte fragen, wie viele Anrufe Sie bekommen, wie viele Nachrichten, wie lange ein Prozess dauert, wo Sie Kunden verlieren. Am Ende sollten Sie gemeinsam ein messbares Ziel formulieren können: zum Beispiel „Wir übernehmen die verpassten Anrufe zu Stoßzeiten“ oder „Bestellungen landen direkt im System, ohne von Hand übertragen zu werden“.

Warnsignal: Die Agentur verkauft Ihnen ein Standardpaket, bevor sie versteht, was Sie tun. Oder sie spricht nur von „digitaler Transformation“, ohne eine einzige Zahl.

2. Was haben Sie bereits gebaut, für wen und mit welchem Ergebnis?

Verlangen Sie echte Projektbeispiele, auch wenn die Kundennamen anonymisiert sind. Fragen Sie, was das System getan hat, was sich im Unternehmen nach der Einführung geändert hat und ob es noch in Betrieb ist. Ein Projekt, das ein Jahr lang läuft, sagt viel mehr als eine spektakuläre Demo.

Zur Orientierung: Bei Neurotech können wir Ihnen zum Beispiel von einer Konditoreikette in Sibiu erzählen, die mit einem KI-Sprachagenten und einem individuellen ERP rund 20 Anrufe pro Tag zurückholt, oder von einem Kosmetiksalon, der seine Einnahmen aus Upselling nach einer individuellen App und einer neuen Website um rund 40 % gesteigert hat.

Warnsignal: Nur Demos, kein System, das seit Monaten bei einem echten Kunden läuft.

3. Auf welcher Technologie läuft das System und warum?

Sie müssen kein Experte werden, aber Sie sollten eine klare Antwort bekommen: welches KI-Modell genutzt wird, auf welchen Plattformen die Automatisierungen basieren, wo die Daten gehostet werden. Eine gute Antwort nennt die Komponenten konkret und erklärt, warum sie gewählt wurden.

Bei uns ist die Antwort zum Beispiel einfach: Die Agenten laufen auf Claude, dem von Anthropic entwickelten Modell, über die API. Die Automatisierungen sind in n8n gebaut, das die Agenten mit der Datenbank (Supabase, auf Servern in der EU), mit ElevenLabs für die Stimme und mit Twilio für die Telefonie verbindet. Die Systeme werden mit Claude Code gebaut.

Warnsignal: „Wir haben unsere eigene proprietäre Technologie“ – ohne jede Erklärung, was dahintersteckt.

4. Wo werden die Daten meiner Kunden gespeichert und wer hat Zugriff darauf?

Ein KI-Agent verarbeitet Namen, Telefonnummern, Bestellungen, manchmal auch sensiblere Daten. Fragen Sie, in welchem Land die Server stehen, wer in der Agentur Zugriff hat, wie lange Gespräche aufbewahrt werden und wie Sie sie löschen können. Lassen Sie sich diese Informationen schriftlich geben, nicht nur mündlich.

Ein seriöser Anbieter hat dafür eine eigene Seite oder ein eigenes Dokument. Unseres finden Sie auf der Seite zur Datensicherheit.

5. Was passiert, wenn die KI die Antwort nicht weiß?

Das ist vielleicht die wichtigste Frage. Kein System beantwortet alles perfekt. Den Unterschied macht, was es tut, wenn es etwas nicht weiß: den Anruf an einen Menschen weiterleiten, die Anfrage notieren und einen Rückruf zusagen, dem Team eine Nachricht schicken. Lassen Sie sich konkret zeigen, wie dieser „Plan B“ aussieht.

Warnsignal: „Unsere KI weiß alles.“ So etwas gibt es nicht, und ein System, das Antworten erfindet, kann Sie Kunden kosten.

6. Was genau kostet die Einrichtung und was ist enthalten?

Verlangen Sie ein schriftliches Angebot, aufgeschlüsselt nach Liefergegenständen: was Sie bekommen, in welcher Reihenfolge und wann Sie zahlen. Ein gesundes Modell ist die Zahlung in Raten, gekoppelt an Liefergegenstände, nicht die gesamte Summe im Voraus. Prüfen Sie, ob Schulung des Teams, Anpassungen während der Pilotphase und Dokumentation enthalten sind.

Als Größenordnung unsere öffentlichen Einstiegspreise zzgl. MwSt.: WhatsApp-Chatbot ab 800 €, Prozessautomatisierung ab 1.200 €, KI-Sprachagent ab 1.500 €, Website ab 1.500 €, individuelles ERP/CRM ab 2.500 €. Der Endpreis hängt von der Komplexität ab.

7. Wie hoch sind die monatlichen Kosten und wovon hängen sie ab?

Neben der Einrichtung hat jedes KI-System laufende Kosten: Modellnutzung, Telefonie, Hosting, Wartung. Sie hängen vom Volumen ab, also davon, wie viele Gesprächsminuten oder Nachrichten das System verarbeitet. Eine faire Agentur erklärt Ihnen, woraus sie sich zusammensetzen, und gibt Ihnen eine Schätzung auf Basis Ihres echten Volumens – keine aus der Luft gegriffene Zahl.

Warnsignal: Ein hohes Festabo ohne jeden Bezug dazu, wie viel Sie das System tatsächlich nutzen, oder versteckte Kosten, die erst auf der ersten Rechnung auftauchen.

8. Wem gehören das System, die Daten und die Konten?

Klären Sie im Vertrag, wem die Daten gehören (das sollte Ihr Unternehmen sein), auf wessen Namen die Telefonie- und Infrastrukturkonten laufen und was Sie bekommen, wenn Sie die Zusammenarbeit beenden. Idealerweise können Sie Gespräche, Kontakte und Bestellungen jederzeit exportieren.

Warnsignal: Die Agentur weigert sich zu sagen, was mit den Daten bei Vertragsende passiert, oder bindet alles an Konten, auf die Sie überhaupt keinen Zugriff haben.

9. Wie sieht die Pilotphase aus und wer ist für Anpassungen zuständig?

Die ersten Wochen nach dem Start sind entscheidend. Das System trifft auf echte Fragen, unerwartete Formulierungen, Situationen, an die niemand gedacht hat. Fragen Sie:

• Wie lange der Pilot dauert und was darin gemessen wird.
• Wer die Gespräche liest und wie oft.
• Wie schnell Korrekturen umgesetzt werden.
• Welche Berichte Sie erhalten und in welchem Format.

Eine gute Antwort enthält einen konkreten Zeitplan und eine benannte Ansprechperson, nicht „Schreiben Sie uns, wenn etwas ist“.

10. Welchen Support bekomme ich nach dem Start?

Preise ändern sich, neue Produkte kommen dazu, Öffnungszeiten werden angepasst. Das System muss aktualisiert werden. Fragen Sie, wie Sie Änderungen anfordern, wie schnell sie umgesetzt werden, was in der Wartung enthalten ist und was separat bezahlt wird. Fragen Sie auch, was passiert, wenn das System an einem Wochenende ausfällt: Wer wird benachrichtigt und wer greift ein?

Kurztabelle: gute Antwort vs. Warnsignal

Häufige Fehler bei der Wahl einer KI-Agentur

• Nach dem niedrigsten Preis entscheiden. Ein billiges System, das vor Ihren Kunden Fehler macht, kostet Sie mehr als der Preisunterschied.
• Die Person nicht einbeziehen, die mit dem System arbeiten wird. Wer heute ans Telefon geht, weiß am besten, welche Fragen das Unternehmen bekommt.
• Ohne Pilot unterschreiben. Ein begrenzter Pilot zeigt Ihnen schnell, ob die Agentur liefert, was sie verspricht.
• Das Datenkapitel im Vertrag nicht lesen. Es ist das Kapitel, das langfristig am meisten zählt.

Wie Sie die Liste in der Praxis nutzen

Schicken Sie der Agentur die Fragen vor dem ersten Termin oder legen Sie sie sich während des Gesprächs bereit. Notieren Sie die Antworten und vergleichen Sie zwei, drei Agenturen nach denselben Kriterien. Sie werden schnell sehen, welche Ihr Unternehmen versteht und welche nur ein Produkt verkauft.

Wenn Sie diese 10 Fragen uns stellen möchten, gern. Das Gespräch dauert 30 Minuten, ist kostenlos, und wir beantworten jeden Punkt, auch die unbequemen. Sie können das Gespräch hier vereinbaren oder zuerst lesen, wer wir sind.