Datenschutzerklärung

Diese Erklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir über neurotechagency.com und unsere Kontaktkanäle erheben, wofür wir sie verwenden, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Stand: 14. Oktober 2026.

1. Wer wir sind

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die NEUROTECH AI S.R.L., eine rumänische Gesellschaft mit Sitz im Kreis Cluj, Rumänien (Cluj-Napoca), eingetragen im Handelsregister unter Nr. J2025094278003, Steueridentifikationsnummer (CUI) 53047144, USt-IdNr. RO54293716 („Neurotech“, „wir“, „uns“).

Neurotech ist eine B2B-Agentur, die für Unternehmen KI-Sprachagenten, WhatsApp- und Web-Chatbots, Prozessautomatisierungen, maßgeschneiderte ERP-/CRM-Anwendungen und Websites konzipiert und umsetzt.

• E-Mail: [email protected]
• Telefon: +40 768 060 171
• Website: neurotechagency.com

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da unsere Tätigkeit dies nicht erfordert. Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie uns bitte an [email protected].

2. Rechtsrahmen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“), dem rumänischen Gesetz Nr. 190/2018 zur Durchführung der DSGVO, dem rumänischen Gesetz Nr. 506/2004 über den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation sowie – bei KI-gestützten Systemen – den Transparenzpflichten der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).

3. Welche Daten wir erheben, woher, wozu und wie lange

Die folgende Tabelle fasst für jeden Kanal zusammen, welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange wir sie speichern. Weitere Einzelheiten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen im Überblick

• Beantwortung von Anfragen und Erstellung von Angeboten: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erfüllung der Verträge mit unseren Kunden: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (Buchführung, Steuern, Anfragen von Behörden): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit unserer Website und Systeme, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie geschäftliche B2B-Kommunikation mit Ansprechpartnern in Unternehmen: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben geprüft, dass diese Interessen Ihre Rechte nicht überwiegen; Sie können jederzeit Widerspruch einlegen.
• Aufzeichnung der Gespräche mit dem Sprachagenten und künftig etwaige Analyse- oder Marketing-Tools: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Newsletter oder Marketing-E-Mails senden wir Ihnen nicht ohne Ihre Einwilligung, soweit diese gesetzlich erforderlich ist. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

5. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen

Einige Gespräche (zum Beispiel mit unserem Sprachagenten „Ava“) werden von Systemen künstlicher Intelligenz geführt. Unsere Agenten stellen sich von Beginn an als KI-Assistenten vor, sodass Sie stets wissen, dass Sie nicht mit einem Menschen sprechen – im Einklang mit den Transparenzpflichten der KI-Verordnung.

Die Gespräche werden mit dem Sprachmodell Claude von Anthropic verarbeitet, um Ihre Äußerungen zu verstehen und Antworten zu erzeugen; Spracherkennung und Sprachsynthese werden von ElevenLabs bereitgestellt. Wir nutzen diese Dienste als Auftragsverarbeiter auf Grundlage vertraglicher Bedingungen, die die Nutzung der Daten auf die Erbringung des Dienstes für uns beschränken.

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Jedes Angebot, jeder Preis und jede geschäftliche Entscheidung wird von einem Mitglied des Neurotech-Teams geprüft und getroffen.

6. Der Sprachagent auf der Website: Was Sie wissen sollten

• Das Gespräch beginnt erst, wenn Sie die Anruf-Schaltfläche betätigen und in Ihrem Browser den Zugriff auf das Mikrofon erlauben. Sie können das Gespräch jederzeit beenden.
• Während des Gesprächs wird das von Ihrem Mikrofon aufgenommene Audio zur Spracherkennung und zur Erzeugung von Antworten an den Sprachanbieter (ElevenLabs) übermittelt.
• Das Gespräch wird aufgezeichnet und transkribiert. Aufzeichnung und Transkript werden vom Sprachanbieter 90 Tage lang zur Qualitätskontrolle und zur Überprüfung von Anfragen gespeichert und anschließend gelöscht.
• Wenn Sie im Gespräch Ihre Kontaktdaten angeben, werden diese als Anfrage in unserem internen CRM gespeichert – genauso, als hätten Sie das Kontaktformular ausgefüllt.
• Die Antworten des Agenten dienen ausschließlich der Information, können Fehler enthalten und stellen keine verbindlichen Angebote dar. Angebote werden ausschließlich schriftlich vom Neurotech-Team abgegeben.
• Bitte teilen Sie während des Gesprächs keine sensiblen Informationen (etwa Gesundheitsdaten oder Bankverbindungen) mit.

7. Wer Ihre Daten erhält

Anfragen, die über alle Formulare und Kanäle eingehen, werden in unser internes CRM „Neurotech Console“ übernommen, dessen Datenbank von Supabase auf Servern in der Europäischen Union gehostet wird. Der Zugriff ist auf die Mitglieder des Neurotech-Teams beschränkt, die die Daten benötigen, um Ihnen zu antworten.

Wir setzen folgende Anbieter ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter) oder – im Fall von WhatsApp – als Anbieter der Plattform tätig sind, über die Sie uns kontaktieren:

Analyse- und Marketing-Tools (wie Google Analytics oder Meta Pixel) sind derzeit nicht aktiv. Sollten wir sie aktivieren, werden sie erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben (Google Consent Mode v2, standardmäßig alle Optionen abgelehnt).

Daten geben wir an Behörden nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sowie an unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten beruflichen Berater (etwa unseren Steuerberater oder Rechtsanwalt).

8. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige der oben genannten Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten. In diesen Fällen erfolgen Übermittlungen nur mit geeigneten Garantien: dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter und/oder den von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, erforderlichenfalls ergänzt durch zusätzliche Maßnahmen. Auskunft über die bestehenden Garantien erhalten Sie auf Anfrage an [email protected].

9. Wie lange wir Daten speichern

• Anfragen und Leads (Formulare, Buchungen, Förderfähigkeitsprüfungen, Gespräche), die nicht zu einem Vertrag führen: bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt; danach löschen oder anonymisieren wir sie.
• Aufzeichnungen und Transkripte der Gespräche mit dem Sprachagenten: 90 Tage.
• Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen: für die Laufzeit des Vertrags und danach für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Nach dem rumänischen Rechnungslegungsgesetz Nr. 82/1991 werden Buchführungsunterlagen und Belege grundsätzlich 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt, in dem sie erstellt wurden; soweit besondere gesetzliche Fristen bestehen, gelten diese.
• Technische Protokolle: kurzfristig, in der Regel höchstens 30 Tage, sofern sie nicht zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
• Ihre Cookie-Auswahl: in Ihrem Browser, bis Sie sie löschen oder ändern.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, und zwar für die Dauer des jeweiligen Verfahrens.

10. Wie wir Ihre Daten schützen

• Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) auf der gesamten Website und bei allen Formularübermittlungen.
• Individuelle Benutzerkonten für den CRM-Zugriff mit Berechtigungen, die auf das für die jeweilige Person Erforderliche beschränkt sind.
• Etablierte Anbieter mit dokumentierten Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen, ausgewählt mit dem Ziel, Daten nach Möglichkeit in der EU zu hosten.
• Schutz auf Netzwerkebene vor Bots und Angriffen.
• Datensicherungen und Verfahren zur Behandlung von Vorfällen, einschließlich der Meldung an die ANSPDCP und, soweit erforderlich, der Benachrichtigung der betroffenen Personen innerhalb der Fristen der DSGVO.

Kein System ist vollkommen sicher, wir treffen jedoch dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen.

11. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: zu erfahren, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und eine Kopie davon zu erhalten;
• Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen Format;
• Widerspruch, auch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung und jederzeit gegen Direktwerbung;
• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
• nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

So üben Sie Ihre Rechte aus: per E-Mail an [email protected] oder telefonisch unter +40 768 060 171. Wir antworten unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Ist Ihr Antrag komplex oder erhalten wir eine Vielzahl von Anträgen, kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; in diesem Fall informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats. Die Ausübung Ihrer Rechte ist unentgeltlich; zusätzliche Informationen können wir nur anfordern, wenn dies zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich ist.

12. Ihr Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, wenden Sie sich bitte zunächst an uns, damit wir Abhilfe schaffen können. Sie haben jederzeit das Recht, Beschwerde bei der rumänischen Datenschutzbehörde, der Nationalen Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, Bukarest, www.dataprotection.ro, oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats, in dem Sie wohnen oder arbeiten, einzulegen sowie gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen.

13. Kinder

Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen und Gewerbetreibende und sind nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sollten Sie feststellen, dass uns ein Kind personenbezogene Daten übermittelt hat, teilen Sie uns dies bitte mit; wir löschen die Daten dann.

14. Cookies und lokale Speicherung

Die Website verwendet nur, was für ihren Betrieb unbedingt erforderlich ist (zum Beispiel, um Ihre Cookie-Auswahl und Sprache zu speichern). Analyse- und Marketing-Tools sind derzeit nicht aktiv und würden nur mit Ihrer Einwilligung geladen. Alle Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie; Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website ändern.

15. Kundenprojekte: Neurotech als Auftragsverarbeiter

Wenn wir für ein Kundenunternehmen einen Sprachagenten, einen Chatbot, eine Automatisierung oder eine Anwendung umsetzen, werden die Daten der Kunden und Nutzer dieses Unternehmens in dessen Auftrag verarbeitet. In diesem Fall ist das Kundenunternehmen der Verantwortliche und Neurotech handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wenn Sie mit einem Agenten oder einer Anwendung eines unserer Kunden interagiert haben, finden Sie Informationen dazu, wie Ihre Daten verarbeitet werden und wie Sie Ihre Rechte ausüben können, in der Datenschutzerklärung dieses Unternehmens. Wenn Sie ein solches Anliegen direkt an uns richten, leiten wir es an den Verantwortlichen weiter.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich unsere Leistungen, unsere Anbieter oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist stets die auf der Website veröffentlichte Fassung mit dem Datum der letzten Aktualisierung. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir auf der Website deutlich darauf hin oder informieren Sie direkt, sofern eine laufende Geschäftsbeziehung mit Ihnen besteht.

17. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten: NEUROTECH AI S.R.L., Cluj-Napoca, Rumänien, E-Mail [email protected], Telefon +40 768 060 171.

Stand: 14. Oktober 2026.